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AZAV: Das Zulassungsverfahren ab 01.01.2017 – wichtige Änderungen

Bedingt durch die Akkreditierungsvorgaben nach ISO 17065 ist das AZAV-Zulassungsverfahren nach Ablauf der 5-jährigen Zulassung, wieder vom Kunden neu zu beantragen. 

Dies hat zur Folge, dass die fachkundige Stelle DQS quasi auch alle Unterlagen bzgl. des Systems zur Sicherung der Qualität neu prüfen muss. Laut den Empfehlungen des Beirats nach §182 ist es sogar erforderlich, dass die Unterlagen nicht wie bisher nur begutachtet werden, sondern der fachkundigen Stelle auch in aktueller Form vorliegen.

Ab 01.01.2017 wird die fachkundige Stelle DQS das Verfahren für neue Trägerzulassungen (1. Jahr, 6. Jahr, etc.) anpassen. Folgende wichtige Schritte sind zukünftig zu beachten:

Nach Annahme des Angebots stimmt die Kundenbetreuung mit Ihnen und dem zuständigen Auditor einen Audittermin ab (bei der Zulassung: einen Termin für die Antragsprüfung vor Ort (Systemanalyse) und einen Termin für das Audit vor Ort).

Der Auditor erhält von der fachkundigen Stelle einen Auftrag zur Durchführung der Audits.

Nach der Angebotsannahme und nur im Falle der Zulassung (1. Jahr, 6.Jahr, etc.) erhalten Sie von der Kundenbetreuung einen Link zur Anmeldung auf das AZAV-Uploadportal der fachkundigen Stelle DQS. Mit diesem Zugang haben Sie die Möglichkeit die erforderlichen Nachweisdokumente an die fachkundige Stelle DQS zu übergeben. Näheres hierzu (Anmeldung und Ablauf) finden Sie in der Anlage zum Antrag auf Trägerzulassung.

Folgende Unterlagen und Dokumente liegen beim Träger vor und werden nach der Annahme des Angebotes der DQS per Upload zur Antragsprüfung übergeben:

  1. 1. Leitbild des Trägers
  2. 2. Organigramm und Dokumentation Unternehmensziele
  3. 3. Konzept zur Qualifizierung und Fortbildung der Lehr- und Fachkräfte
  4. 4. Dokumentation zu Zielvereinbarungen und deren Bewertung
  5. 5. Dokumentation zur Berücksichtigung arbeitsmarktlicher Entwicklungen
  6. 6. Dokumentation zur Förderung der Teilnehmenden
  7. 7. Dokumentation zu Methoden der Bewertung der durchgeführten Maßnahmen
  8. 8. Dokumentation zur Zusammenarbeit mit Dritten
  9. 9. Dokumentation zum Beschwerdemanagement

Näheres hierzu finden Sie in den Empfehlungen des Beirats nach §182 im Bereich Akkreditierung und Zulassung à Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III. 

Im Falle einer Zulassung (1. Jahr, 6.Jahr, etc.) findet im Vorfeld des eigentlichen Audits (1. Termin) die Antragsprüfung vor Ort (Systemanalyse) statt.

Der Link ist folgendermaßen aufgebaut:

https://www.mydqs.com/kunden/azav/azav-upload.html?AZ=KUNDENAZ&AN=AUFTRAGSNUMMER

Also für die AZ 123456 mit dem Auftrag A789456DQS den Link:

https://www.mydqs.com/kunden/azav/azav-upload.html?AZ=123456&AN=A789456DQS

Nach Anmeldung in MYDQS gelangt der Kunden direkt in das AZAV – Upload-Center:

 

Sie haben nun die Möglichkeit zu den einzelnen Punkten 1.-8. die Nachweisdokumente gesichert an die fachkundige Stelle DQS zu senden.

Hierzu wählen Sie die Schaltfläche „DATEI auswählen“ aus. Sollte zu einem Punkt die Möglichkeit bestehen mehrere Nachweisdokumente zu senden, so erscheint erneut die Schaltfläche „Datei auswählen“ unter der gesendeten Datei:

Sollten Sie Hilfe zu den Anforderungen an die Dokumentation benötigen, so haben Sie die Möglichkeit über den Info – Button rechts oben in der Ecke des betreffenden Punktes einen Hilfetext anzeigen zu lassen:

Er schließt die Übertragung an die fachkundige Stelle DQS mit der Schaltflächeab.

Der Auditor erhält automatisch die gesendeten Dateien über das gesicherte Auditoren-Portal der DQS und kann diese im Vorfeld der Antragsprüfung, die beim Kunden vor Ort stattfindet einsehen. Diese Dokumente dienen mit diesem Antrag Teil 1 als vollständiger Antrag zur Trägerzulassung nach AZAV. Ergänzungen können anlässlich des vor Ort-Audits noch vorgenommen werden.